ИТ - стратегия

       

Управление ИТ-активами и инвестициями


Мы уже отмечали, что капитальные затраты на информационные технологии могут составлять значительную часть общих капитальных затрат организации, а их абсолютные величины, даже в средних по масштабам бизнеса организациях, могут исчисляться миллионами долларов в год. Это определяет актуальность четкой организации как процессов управления существующими ИТ-активами, так и процессов управления закупками. Нужно отметить, что стандартные подходы и средства автоматизации учета материальных активов не решают всех необходимых задач из-за недостаточного учета специфики предмета, поэтому в данной области часто используются специализированные средства.

Очевидно, что управление ИТ-активами (мы рассматриваем здесь только аспекты управления жизненным циклом ИТ-активов, не включая мониторинг и управление работой систем и элементов в реальном времени) и инвестициями достаточно тесно связано как с существующей и целевой архитектурой информационных систем, так и с совокупной стоимостью владения ими.

Закупки оборудования и услуг, реализация проектов являются частью общего процесса управления инвестициями в информационные технологии, который предполагает соответствующее планирование, оперативное исполнение и последующую оценку эффективности. Для оценки качества этого процесса также нашла применение CMM-подобная модель зрелости. В частности, такая модель была рекомендована Финансово-контрольным управлением США (GAO) для использования во всех правительственных агентствах [8.16], а аналогичный подход предложен Giga Group [8.17]. Основными элементами этой модели являются этапы выбора, контроля и оценки, как показано на рис. 5.3.


Рис. 5.3.  Основные этапы процесса управления инвестициями в ИТ

Целью модели является предоставление организациям систематизированного метода, позволяющего сократить возможные риски и добиться максимально возможного показателя возврата от инвестиций в ИТ. Следует, однако, отметить, что такие модели сами по себе описывают только "целевые характеристики" процессов управления инвестициями в ИТ, но не конкретные пути и методы их осуществления. Таким образом, конкретная реализация при интерпретации модели зрелости должна применяться в контексте особенностей данной организации.

Таблица 5.2 является сопоставительной для оценки зрелости процессов управления ИТ-активами и инвестициями в ИТ по работам [8.18], [8.16].

Таблица 5.2. Шкала оценки уровня управления ИТ-активами

УровеньУправление ИТ-активамиУправление инвестициями в ИТ
1. ХаосВ организации отсутствует информация по имеющимся ИТ-активам. Неиспользуемое оборудование хранится на складе и не контролируется ответственными сотрудниками (речь идет об учете и контроле со стороны ИТ-службы: все оборудование, как правило, в любом случае учитывается в бухгалтерии и "числится" на материально-ответственном лице). В организации отсутствует централизованная служба закупок, они осуществляются подразделениями по мере надобности. Системы учета контрактов на закупку не существует, а сами договоры на поставку хранятся в картонных папках. Нет системы учета интеллектуального капитала организации и стратегии закупок. Отсутствует документированная ответственность за управление ИТ-активамиНа предприятии нет общего понимания необходимости организации управления инвестициями в ИТ как процесса, равно как и методов управления инвестициями. Фактически применяемые процедуры обоснования проектов являются специально создаваемыми и могут изменяться от проекта к проекту. Отсутствует единая система измерения показателей эффективности достигаемых результатов. Процессы выбора проектов недетерминированы, а их эффективность непредсказуема
2. РеактивныйДля учета активов используются базы данных или электронные таблицы. Часть оборудования может идентифицироваться с применением автоматизированных средств. Однако такие процедуры, как установка, перемещение, изменение конфигурации отслеживаются далеко не всегда, тем самым данные теряют актуальность и точность. Отчеты служат только для перечисления активов и получения сводных величин, но не используются для выделения проблемных областей. Инвентаризация производится нерегулярно. Лицензии на программное обеспечение рассматриваются в отрыве от аппаратных средств. Данные по существующим активам только спорадически используются при планировании новых закупокМетоды инвестиционного управления четко определены и последовательно используются во всех реализуемых проектах. Произведена инвентаризация всех ИТ-активов. В организации созданы Советы по инвестициям в ИТ
3. ПроактивныйПроцессы управления активами четко определены и охватывают все этапы жизненного цикла. Существующая база данных по учету активов доступна для использования сервисной службой и интегрирована со средствами автоматической идентификации, а также связана с базой данных по контрактам. Это позволяет осуществлять оценку эффективности использования ресурса. Организация закупок осуществляется выделенной группой под руководством выделенного менеджера, подотчетного руководителю ИТ-службы и финансовой службе. Процессы управления пересматриваются при необходимости в установленном порядкеВсе выполняемые проекты собраны в согласованный и сбалансированный портфель инвестиций в информационные технологии. Состав портфеля увязан с целями организации, стратегии их достижения – с определением получаемых преимуществ и критериев риска, а также с финансовыми возможностями компании
4. СервисныйВ дополнение к предыдущему уровню, эффективность процессов постоянно измеряется на основе количественных метрик, например, на основе TCO. Результаты постоянно проводимого анализа регулярно доводятся до сведения бизнес-подразделений для возможной оптимизации. Процессы закупок автоматизированы и интегрированы в общую логистическую цепочку организации. Используются средства оптимизации объемов закупок и содержимого складаУправление инвестиционным портфелем организации обеспечивается путем последовательной оценки эффективности проектов и развития методов выбора проектов и оценки эффективности. Критичным элементом является проведение объективной оценки эффективности инвестиций после завершения проекта, в том числе относительно выполнения планов и ожиданий по получаемым выгодам. Эти результаты используются для оперативной корректировки текущего портфеля проектов
5. ОптимизированныйУправление ИТ-активами полностью интегрировано в управление всеми активами предприятия с учетом их специфики. Использование активов учитывается как расходы бизнес-подразделений. Оно непосредственно связано с оценкой эффективности и стоимости труда персоналаМониторинг инвестиций в ИТ и методы управления распространяются на формирование и поддержку стратегических бизнес-результатов. Осуществляется постоянное сравнение существующих процедур и методов с лучшими практиками и конкурентами
<
По оценкам Gartner, на первых трех уровнях находятся соответственно порядка 30%, 45% и 20% организаций, а на 5-м уровне – только единичные организации. С другой стороны, внедрение средств управления активами позволяет обычно сэкономить до 30% стоимости активов в первый год и от 5 до 10% – в каждый последующий.

А к какому уровню зрелости можно отнести эти два процесса в известных вам организациях?

Эта модель управления инвестициями в ИТ, предложенная GAO (Финансово-контрольное управление США), строится таким образом, что каждая последующая стадия достигается путем использования предыдущей стадии в качестве "фундамента" и реализации определенных рекомендаций – так называемых "критических активностей". При этом каждая из пяти стадий зрелости, кроме первой, характеризуется определенным набором "критических" процессов, содержание которых по мере продвижения по стадиям меняется. Например, на стадии 2 определяются такие критические процессы, как "Деятельность Совета по инвестициям в ИТ", "Надзор за ИТ-проектами", "Управление ИТ-активами", "Идентификация потребностей бизнеса для ИТ – проектов" и "Выбор проектов для реализации".

Каждый критический процесс содержит совокупность так называемых основных элементов, а элемент, в свою очередь, включает ряд ключевых действий. Состав основных элементов для всех процессов одинаков и имеет следующие разделы: цели, предпосылки, необходимые действия, критерии подтверждения выполнения и обязательства организации. Пример содержания основных элементов для процесса управления активами приведен на рис. 5.4.


Рис. 5.4.  Основные элементы критического процесса по управлению ИТ-активами


Содержание раздела