Распределяем ответственность
Что мне делать дальше?
В предыдущей главе мы говорили о том, как распределяются ресурсы по работам (шаг 4). Одновременно с таким «назначением» распределяется и ответственность за выполнение конкретного пакета или действия.
Если вы действительно привлекали команду к формированию ИСР (WBS) и прочим элементам планирования – то каждый сотрудник уже «в курсе», за какие работы ему придется взяться и в какие сроки уложиться. Не думайте, что ПМ на этом можно остановиться!
Представьте, что произойдет, если вы дадите страт выполнению работ прямо сейчас? Действительно ли каждый член команды понимает, за какую работу браться первой? А что делать, когда он ее закончит? А если одна работа должна выполняться после другой – как понять, что соответствующий этап выполнен и можно приступать?
Каждый член команды должен знать свои приоритеты и понимать где их можно посмотреть, а также откуда почерпнуть уточняющую информацию (помните – ИСР, ИСР-словарь, результаты обследования?). На вашем проекте могут действовать различные правила: «сделал работу – позови – покажи – берись за следующую», или «сделал первое по списку – отпишись – берись за второе». Возможно, «младшие» члены команды будут уточнять постановку у более опытных.
Признак правильно организованных работ – если вы, приступив к выполнению работ по проекту – никогда не услышите от члена команды «я закончил, что дальше?» (или того хуже – не обнаружите его за неоправданным бездействием «а разве есть еще работа?»). Постарайтесь организовать работу так, что без вашего личного участия команда могла действовать во благо проекта.
Помните, раздавать поручения в фазе исполнения проекта – не работа ПМ!
Я еще за что-то отвечаю?
Помимо самих работ – обратите внимание на распределение ответственностей за то, что не находит отражения в ИСР (WBS).
Вы помните, что ИСР (WBS) – это работы по созданию продукта? Он может не включать отдельных работ по контролю качества, по выявлению и отслеживанию рисков и т.д. Найдите способ договориться с командой о распределении ответственностей такого рода.
Фиксируйте договоренности. Сделайте это для каждой области знаний или для каждой роли вашей команды.
Можно закрепить обязательства по областям знаний. Например, описав «главного» и «вспомогательного» ответственных за какую-то задачу. Для этого удобно использовать простейшие таблицы, которые иногда называют «матрицами ответственности».
Матрица ответственности может выглядеть, следующим образом:
| Член команды: | Олег | Василий | Петр | |
| Работа: | ||||
| Выявление и отслеживание рисков | Г | В | ||
| Контроль качества продукта | В | Г | ||
| Ведение переговоров в фазе инициации | В | Г | ||
| … |
Другой способ – закрепить обязательства за определенными категориями сотрудников (скажем, любой программист при разработке кода осуществляет самоконтроль качества, выполняя тестирование по определенным принципам). Для таких целей лучше подходят свободные текстовые описания.
Постарайтесь не оставить «белых пятен». Все аспекты проекта должны иметь своего исполнителя, если это не вы – позаботьтесь, чтобы он был назначен.
